Правила пользования архивными документами Отдела рукописей ФГУК «Государственный музей Л.Н. Толстого»

I. Общие положения.

Настоящие правила разработаны на основе «Правил работы пользователей в    читальных залах государственных архивов Российской Федерации», утвержденных приказом Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 г. № 51.

Исследователи работают над документами в читальном зале Отдела рукописей.

Читальный зал Отдела рукописей открыт для исследователей три раза в неделю (вторник, среда, четверг) с 11 до 17 часов. В читальном зале 5 рабочих мест.

В период отпусков (июль, август) читальный зал закрыт для посетителей.

II.   Порядок оформления исследователей для работы с документами.

1.      К работе над документами Отдела рукописей допускаются граждане и организации (физические и юридические лица), предоставившие музею запрос в письменном виде (лично, по почте, факсу или e-meil).

2.      Запрос должен быть оформлен на бланке направившей организации, с указанием реквизитов, подписью руководителя и печатью.

Руководство музея имеет право решать вопрос о допуске лиц, не связанных с постоянной работой в какой-либо организации, и студентов-дипломников. Такие лица допускаются к работе по их личным запросам. Студенты-дипломники представляют запрос ВУЗа.

В запросе должна содержаться следующая информация:

ФИО заявителя (для юридических лиц – название организации с указанием должности конкретного работника, которому необходимо предоставить услугу).

Контактная информация (телефон, почтовый адрес, e-meil).

Конкретно сформулированная тема работы, ее хронологические рамки и цель исследования.

3.      Исследователи, допущенные к работе с документами, заполняют анкету установленного образца, знакомятся с правилами работы и обязуются их соблюдать.

4.      Разрешение на пользование документами Отдела рукописей дает директор Государственного музея Л.Н. Толстого на срок, определяемый в зависимости от объема работы, но не превышающий одного года.

III. Порядок выдачи документов исследователям.

5.      Заказы на документы оформляются путем подачи в Отдел рукописей письменной заявки. Последующие заказы выполняются только по мере возвращения исследователями полученных материалов. Выдача материалов исследователю происходит в трехдневный срок после подачи заявки.

6.      Исследователям выдаются только учтенные и обработанные документальные материалы хорошей физической сохранности. При наличии копий подлинные документы не выдаются.

7. Документы выдаются строго по теме исследования, указанной в запросе и на срок, не превышающий 1 месяц. Продление сроков использования документов  согласуется с зав. отделом рукописей.

8.      Уникальные документы выдаются на срок от 1 до 5 дней.

9.      Единовременно исследователь может заказать не более 20 документов.

10.  Исследователь получает документы по описи. Исследователь обязан указать в описи характер произведенных работ (просмотр, выписки и т.п.) и подписаться.

11.  При неявке исследователя без предупреждения более двух недель, затребованные им документы возвращаются в хранилище. Повторный заказ выполняется не ранее, чем через 3 месяца.

12.  Отдел рукописей консультирует исследователей по вопросам работы с  документами, представляет исследователям для пользования научно-справочные пособия (описи, каталоги).

II. Порядок пользования документами.

13.  С разрешения директора или зам. директора по учету и хранению изготавливаются копии документов (бесконтактным способом). Услуги по копированию платные и предоставляются на договорной основе: физическим лицам по личному заявлению с указанием паспортных данных заявителя; юридическим  – на основании гарантийного письма об оплате на бланке организации, с указанием реквизитов, подписью руководителя и печатью.

14.  Музей не копирует для исследователей документы плохой физической сохранности, фонды полностью, документы, по какой-либо причине запрещенные к открытой публикации.

15.  Публикация рукописных материалов может быть осуществлена целиком только с согласия музея.

16.  При работе исследователей допускается использование персональных компьютеров.

17.   Исследователи обязаны:

• соблюдать правила пользования документами ГАФ России;
• пользоваться документами только в читальном зале Отдела;
• нести ответственность за сохранность документов в течение всего времени пользования ими;
• тщательно проверять состояние полученных для работы документов, немедленно сообщать о замеченных дефектах дежурному по читальному залу;
• предъявлять сотруднику отдела, дежурному по читальному залу для просмотра, в случае необходимости, выписки из документов;
• в описи выданных для работы документов точно указывать характер работы над ними (выписки, сверка текста для издания, просмотр и т.п.);
• при использовании документов в своих работах указывать место их хранения и архивный шифр;
• возвращать документы не позднее установленного срока;
• предъявлять при выходе из читального зала для просмотра бумаги, тетради, папки и т.п.;
• представлять в музей экземпляр издания или библиографическую справку в случае использования документов в печати.

18.  Исследователям  запрещается:

• использовать документы в целях, не предусмотренных запросом;
• выносить документы и передавать документы или их копии для пользования другим лицам;
• класть на документы книги, бумаги, другие предметы;
• загибать листы документов;
• снимать на кальку текст, водяные знаки и иллюстрации;
• делать пометы на документах;
• перекладывать листы из одной единицы хранения в другую; перегибать переплет;
• приносить с собой печатные и машинописные материалы, а также копии документов без согласования с дежурным по читальному залу;
• фотографировать документы.

19.  За нарушение правил пользования документами Отдела рукописей граждане могут быть лишены права пользования ими на срок, установленный администрацией музея.

20.  Граждане, причинившие ущерб документам Отдела рукописей, несут ответственность в соответствии с законодательством  РФ.